open calls

Accountancy & finance officer (Dutch proficiency required)

VLIR-UOS zoekt een boekhoudkundig en financieel medewerker (m/v/x)

Voltijdse of 80% betrekking, contract van onbepaalde duur

De organisatie

VLIR-UOS ondersteunt partnerschappen tussen universiteiten en hogescholen, in Vlaanderen en het Zuiden, die innovatieve antwoorden zoeken op globale en lokale uitdagingen. Zo financiert VLIR-UOS samenwerkingsprojecten tussen professoren, onderzoekers en docenten. Daarnaast kent VLIR-UOS beurzen toe aan studenten in Vlaanderen en het Zuiden. Ten slotte werkt VLIR-UOS mee aan de versterking van het hoger onderwijs in het Zuiden en de internationalisering van het hoger onderwijs in Vlaanderen. VLIR-UOS is onderdeel van de Vlaamse Interuniversitaire Raad en geniet financiering van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking (DGD). De hoofdzetel in Brussel telt een twintigtal werknemers, onderverdeeld in 2 diensten (programmadienst resp. ondersteunende dienst) en enkele transversale functies.

De functie


Als één van de 4 medewerkers van de financiële cel binnen de ondersteunende dienst van VLIR-UOS rapporteer je aan het diensthoofd en ben je in hoofdzaak verantwoordelijk voor onderstaande resultaatsgebieden.

Boekhouding


We maken een onderscheid tussen de organisatiegerichte boekhouding en de projectgerelateerde boekhouding. Je voert zelfstandig maar waar nodig in samenwerking met de hoofdboekhouder de algemene en de analytische organisatiegerichte boekhouding (non-profit boekhouding) van VLIR-UOS.

Taken:

Coderen en natellen van facturen in het kader van de organisatiegerichte boekhouding:

  • Boeking van alle binnenkomende facturen
  • Controle en boeking alle ingediende kostennota's en reimbursement forms (inclusief zendingsorders)
  • Inventarislijst invullen: stock/inventaris op (in principe 1x/jaar); deze lijst genereert de waarde van de inboedel voor de verzekering

Ondersteuning en back-up van de hoofdboekhouder inzake o.m.:

  • Boekhoudkundige verwerking van aankopen, verkopen, kassa-uitgaven, diversen, banken en personeelskosten. VLIR-UOS is niet BTW-plichtig. Alle kosten en opbrengsten worden ook analytisch toegewezen
  • Beheer kassaverrichtingen
  • Voorbereiding, uitvoering en opvolging van betalingen via ISABEL
  • Controleren en uitbetalen van onkostennota’s
  • Opstellen van schuldvorderingen
  • Opvolgen openstaande klanten en leveranciers
  • Boekhoudkundige eindejaarswerkzaamheden: nazicht rekeningen en jaarafsluiting, boekhoudkundige assistentie verlenen bij de jaarlijkse audit

Financiële projectopvolging


Voortgangsrapporten incl. financiële afrekeningen van projecten uitgevoerd door de hogeronderwijsinstellingen, worden door VLIR-UOS opgevolgd. In samenwerking met de programmadienst sta je in dit verband in voor de volgende taken:

  • Plannen, proactief opvolgen van indiening van projectafrekeningen België (en Zuid)
  • Controle van de financiële afrekeningen conform de financiële richtlijnen
  • Bespreken van de financiële rapportering met de projectpromotoren, de financiële diensten van de Vlaamse universiteiten/hogescholen en de programmabeheerders van VLIR-UOS
  • Nauwlettend opvolgen van de op voorhand bepaalde termijnen
  • Onderling afstemmen van de financiële dienst en de programmadiensten inzake financiële zaken (knipperlichtfunctie financiële dienst)
  • Het verzamelen van veel gemaakte fouten in project/programmarapporteringen en van de meest gestelde vragen
  • Opmaak eindafrekeningsbrieven

Ondersteuning van de dienst en de organisatie i.h.k.v. interne projecten

Naargelang de noden van de organisatie en op basis van overleg ben je inzetbaar voor andere administratieve, logistieke of meer beleidsmatige opdrachten.

Jouw profiel


Motivatie


Je werkt graag met cijfers en budgetten en doet dat methodisch en gestructureerd. Je bent een proactief ingestelde collega die graag samenwerkt en open communiceert met andere collega’s.

Opleiding


Je beschikt over een voor de functie relevant (bachelor)diploma.

Ervaring


Vereist
Je hebt een aantoonbare grondige operationele kennis van dubbele boekhoudsystemen.

Wenselijk

  • Boekhoudkundige werkervaring van minimum 2 jaar
  • Ervaring binnen een organisatie die werkt met subsidies
  • Ervaring met financieel projectbeheer (projectboekhouding en -afrekening)
  • Ervaring inzake ontwikkelingssamenwerking, al dan niet in een ontwikkelingsland
  • Werkervaring in de wereld van het Vlaams hoger onderwijs
  • Basiskennis (non profit) boekhouding en fiscaliteit
  • Ervaring met boekhoudsysteem DAVE
  • Kennis van de wetgeving op de overheidsopdrachten

Competenties


Je beschikt over de volgende competenties:

  • Aandacht voor details
  • Samenwerken – Je werkt zelfstandig maar kan in teamverband werken. Je bent sociaal en hecht veel belang aan een goede en open interne communicatie
  • Klantgerichtheid
  • Stressbestendigheid
  • Probleemanalyse
  • Resultaatsgerichtheid – Je bent oplossingsgericht en werkt efficiënt. Je doet verbetervoorstellen die je kan onderbouwen en uitleggen
  • Integriteit – Je bent discreet en bewust van de deontologische aspecten van je jobinhoud Inzicht – Je bent sterk in het onderscheiden van hoofd- en bijzaak
  • Plannen & organiseren – Je bent proactief en in staat je werk efficiënt te organiseren in functie van deadlines, maar kan omgaan met onvoorziene omstandigheden en bent flexibel

Je beschikt over de volgende kenniscompetenties:
Bovengemiddelde, aantoonbare vaardigheid in het werken met Excel en vlotte beheersing van Outlook, Word, PowerPoint en databeheer in een Windows-omgeving;
Goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels en een basiskennisvan het Frans.

Ons aanbod

  • Een voltijdse of 80% functie volgens een 38-urenstelsel met voldoende flexibiliteit en de mogelijkheid tot occasioneel thuiswerk
  • Een dynamische omgeving van gedreven mensen in een modern kantoor in Brussel, in de nabijheidvan openbaar vervoer en met veel aandacht voor welzijn op het werk in de brede zin
  • Een loon volgens barema B211 van de Vlaamse overheid. We houden rekening met relevante werkervaring
  • Maximaal 35 dagen verlof per jaar voor een voltijdse functie
  • Een uitgebreid pakket voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering,eindejaarstoelage, 100% terugbetaling van de kosten van woon-werkverkeer (abonnement openbaar vervoer in combinatie met/of een fietsvergoeding)
  • VLIR-UOS is een lerende organisatie die gericht is op continue verbetering en professionalisering. Er zijn collectieve en individuele opleidingsmogelijkheden
  • Selectieprocedure en indiensttreding
  • We selecteren gemotiveerde kandidaten op basis van hun opleiding, ervaring en competenties,ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, religie of handicap.

Procedure

  • eerste ronde: kandidaten sturen een motivatiebrief van maximum één bladzijde en hun curriculum vitae naar info@vliruos.be vóór 28 februari 2019 met als onderwerp ‘vacature boekhoudkundig en financieel medewerker’;
  • tweede ronde: begin maart nodigen we de geselecteerden van de tweede ronde uit voor een gesprek in de kantoren van VLIR-UOS;
  • derde ronde: in de tweede helft van maart nodigen we de geselecteerden van de eerste ronde uit om een schriftelijke proef vanop afstand voor te bereiden en per e-mail in te dienen vóór een bepaald tijdstip;
  • vierde ronde: de na de derde ronde hoogst gerangschikte kandidaten ontvangen een uitnodiging voor een assessment bij een externe partner van VLIR-UOS uiterlijk eind maart 2019.
  • Het directiecomité draagt de als eerste gerangschikte kandidaat voor aan de Raad van Bestuur van VLIR-UOS en vervolgens aan het Bureau der Rectoren van de VLIR.
  • Je indiensttreding is zo spoedig mogelijk na succesvolle afronding van de selectieprocedure.

Meer informatie


Over de organisatie: www.vliruos.be
Over de functie: Stefan Wellens, stefan.wellens@vliruos.be; 02 289 05 56

return to overview