Job Alert! We are looking for an experienced Finance Coordinator.

VLIR-UOS zoekt een Finance Coordinator

Voltijdse functie gebaseerd in België - Brussel

De organisatie

Opgericht in 1998 onder de koepel van de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR), is VLIR-UOS het toonaangevende samenwerkingsplatform voor het Vlaamse hoger onderwijs in het kader van duurzame ontwikkeling. Met financiering van de Belgische federale overheid (DGD) fungeert de organisatie als belangrijkste financieringsorgaan voor partnerschappen en beurzen tussen academici uit Vlaanderen en haar partnerlanden in Afrika, Latijns-Amerika en Azië.

VLIR-UOS wil zijn rol als grant manager van projecten en beurzen, knowledge hub en wereldwijd platform en netwerk versterken door zijn kernproducten inhoudelijk uit te breiden en zijn werkwijze te transformeren en digitaliseren. Wij zoeken een ervaren en gemotiveerde Finance Coordinator.

Jouw Rol

Actief binnen de Programme Hub ben je verantwoordelijk voor het financieel, contractueel en administratief beheer van de door VLIR-UOS beheerde subsidies (projecten en beurzen). Als teamlead en vanuit je financiële expertenrol zorg jij, samen met het subteam van de Grant Admin Hub, voor correcte toewijzing van de subsidie en een duidelijke rapportering hierover naar de subsidiërende partners. Daarnaast zorg je voor een correcte budgettering en budgetteringsopvolging voor de organisatie.

Concreet:

• Je staat in voor de correcte en klantvriendelijke vertaling van het subsidiekader van de federale overheid in het financial framework van VLIR-UOS.
• Hierbij zorg je voor continue verbetering van dit kader in dialoog met zowel de financierende overheid als de instellingen en voer je de nodige benchmarking uit met relevante andere actoren.
• Je vertaalt dit kader naar een concreet trainingsaanbod voor alle projectbetrokkenen.
• Je hervormt het financieel controlebeleid van VLIR-UOS tot een efficiënt, effectief, en risico-gebaseerd systeem binnen een gedigitaliseerde omgeving.
• Je werkt een auditbeleid uit en zet het om in de praktijk.
• Je bouwt efficiënte financiële en administratieve processen en connecteert deze met andere processen binnen de organisatie.
• Je volgt relevante beleidsontwikkelingen binnen het domein van financiën.
• Je vertegenwoordigt VLIR-UOS in relevante fora.
• Je bouwt een professioneel netwerk uit met relevante experten in de wereld van ontwikkelingssamenwerking en het hoger onderwijs, in België / Vlaanderen en internationaal.
• Je overziet samen met collega’s de belangrijkste stappen in de grant cycle (oproep tot projectvoorstellen, projectselectie, contractering, training, rapportering, monitoring & evaluatie).
• Je beheert de contractcyclus van de projecten die start met de pre-contracting due diligence checks.
• Je volgt jaarlijks de gefinancierde projecten op en voert de financiële controles uit.
• Je rapporteert over de verschillende subsidies naar de respectieve donoren.
• Je draagt bij tot het opbouwen van kennisproducten in de vorm van financiële analyses van de VLIR-UOS-portfolio, programma’s en/of projecten
• Je zorgt voor de uitwerking en regelmatige opvolging van de begroting voor zowel organisatie als portfolio en zet daar de nodige processen voor op in een gedigitaliseerde omgeving.
• Je verzekert de nodige links met de geëxternaliseerde boekhouding.
• Je staat in voor een correcte toepassing van de reglementering inzake openbare markten.
• Je hebt een adviserende rol in het beheer van VLIR-UOS-middelen.

Jouw Profiel

Je hebt:

• een masterdiploma in een financieel-economische richting
• minimum 5 jaar ervaring in financieel management
• stevige kennis van en ervaring met financieel-administratief beleid in non-profit- of publieke sector
• kennis van en ervaring met subsidiebeheer en het beheer van publieke middelen
• idealiter een eerste ervaring in het aansturen van een team

Je bent:

• resultaatsgericht en houdt van het halen van deadlines zonder daarbij kwaliteit uit het oog te verliezen
• een strategische denker, en een analytische geest, die zich snel een nieuwe context wil en kan eigen maken
• communicatievaardig en hebt de capaciteit om te navigeren op spanningen
• iemand die vlot overweg kan met de Microsoft 365 – producten en de databeheersystemen in een Windowsomgeving
• sterk in het Nederlands en Engels, zowel gesproken als geschreven, en voldoende in het Frans.

Ons Aanbod

• Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur; voltijds met een gemiddelde van 38 uren/week
• Een dynamische omgeving met gedreven mensen in een modern kantoor in Brussel, in de nabijheid van openbaar vervoer en met aandacht voor welzijn op het werk in de brede zin
• Flexibiliteit in de organisatie van je werk: met telewerken, flexibele werktijden en een pakket van 35 vakantiedagen (voltijds werkende)
• Interessante loonvoorwaarden: alignering op de barema’s van de Vlaamse overheid aangevuld met een ruim voordelenpakket: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, eindejaarstoelage, 100% terugbetaling van de kosten van woon-werkverkeer (abonnement openbaar vervoer in combinatie met/of een fietsvergoeding), thuiswerkvergoeding.
• VLIR-UOS is een lerende organisatie die gericht is op continue verbetering en professionalisering en die inzet op collectieve en individuele opleidingen.

Selectieprocedure en Indiensttreding

We selecteren kandidaten op basis van opleiding, ervaring en vaardigheden, evenals motivatie, en streven naar een diverse organisatie op vlak van gender, nationaliteit of afkomst, religie, leeftijd,...

Procedure:

• Wij ontvangen graag jouw motivatiebrief van maximum één bladzijde en je curriculum vitae op: recruitment@vliruos.be, met als onderwerp ‘vacature Finance Coordinator’
• De deadline is 8 december 2023
• De procedure bestaat uit interviews en een aantal tests.

Alle kandidaten ontvangen een antwoord op hun kandidaatstelling.

De indiensttreding is zo spoedig mogelijk na succesvolle afronding van de selectieprocedure.