Our website uses cookies to improve your experience. To make optimal use of this website please agree to our cookie policy.

I agree I do not agree.

Word jij onze nieuwe Mobility & Scholarships Officer?

VLIR-UOS zoekt een Mobility & Scholarships Officer (m/v/x)

Voltijdse betrekking, contract van onbepaalde duur


De organisatie

VLIR-UOS is onderdeel van de Vlaamse Interuniversitaire Raad en ondersteunt partnerschappen tussen universiteiten en hogescholen, in Vlaanderen en over de hele wereld, die innovatieve antwoorden zoeken op globale en lokale uitdagingen. VLIR-UOS faciliteert samenwerkingsprojecten tussen professoren, onderzoekers en docenten. Daarnaast kent VLIR-UOS beurzen toe aan studenten, zowel hier in Vlaanderen als in partnerlanden. Ten slotte werkt VLIR-UOS mee aan de versterking van het hoger onderwijs in partnerlanden en de ontwikkelingsrelevante internationalisering van het hoger onderwijs in Vlaanderen. 

Momenteel bevindt de organisatie zich in een transformatiefase, waarin VLIR-UOS enerzijds zijn rol als wereldwijde facilitator inhoudelijk wil uitbreiden en anderzijds zijn werking wil digitaliseren. Daarnaast wordt gewerkt aan een betere data-ondersteuning.

De hoofdzetel in Brussel telt een twintigtal werknemers, is onderverdeeld in 2 diensten: een Programme Hub en een Digital Factory.


De functie

Als Mobility & Scholarships Officer ben je een onmisbare schakel in de werkprocessen van de Programme Hub, en meer algemeen de organisatie. Je draagt bij tot het beheer van het VLIR-UOS-portfolio, bestaande uit samenwerkingsprojecten- en beurzenprogramma’s die worden uitgevoerd door de Vlaamse universiteiten en hogescholen en hun partnerinstellingen.

Je verricht administratieve, organisatorische en communicatieve taken. Je bent verantwoordelijk voor het opvolgen van jaarlijks ongeveer 1000 mobiliteiten van internationale beursstudenten in het kader van VLIR-UOS-projecten. Je faciliteert de visumaanvragen in het kader van deze mobiliteiten, staat in contact met ambassades, en bent het centraal aanspreekpunt voor vragen en problemen. Je verwerkt de beursselectieresultaten en faciliteert de mobiliteit van de nieuwe internationale studiebeursstudenten die elk jaar aan een opleiding in Vlaanderen beginnen. Je bent hierbij hun aanspreekpunt inzake hun beurs- en visumaanvragen. Je ondersteunt ook de externe communicatie rond mobiliteiten en (de impact van) beursstudenten, inclusief sociale media en digitale platformen. Je draagt bij tot het activeren en beheren van het netwerk van voormalige beursstudenten (alumniwerking). Je bent betrokken bij de organisatie van evenementen. Je draagt ook bij tot de algemene ondersteuning van het office management.

Je maakt deel uit van de Programme Hub, een team van een 10-tal enthousiaste medewerkers.

De taken


Je zal taken hebben in diverse domeinen:

Internationale mobiliteit

  • Het verwerken van de gegevens van beursstudenten in functie van visumaanvragen.

  • Het begeleiden van de verschillende betrokkenen (beursstudent, onderwijsinstelling) bij de visumaanvraag van beursstudenten.

  • Het beantwoorden van vragen van beursstudenten en de onderwijsprogramma’s die VLIR-UOS ondersteunt.

  • Het administratief en digitaal begeleiden van jaarlijkse selecties van beursstudenten.

  • Het beheren van en communiceren over ronze impact surveys.

Communicatie

  • Mee VLIR-UOS vertegenwoordigen tijdens de jaarlijkse ‘Welcome Days’ van nieuwe studenten en andere events op de campussen van de Vlaamse hogeronderwijsinstellingen.

  • Het opstellen en verzenden van e-mails en brieven in het Engels, Nederlands, en Frans.

  • Het telefonisch en/of schriftelijk beantwoorden van algemene vragen van derden.

  • Het ondersteunen van het communicatieteam bij externe communicatie rond beursstudenten (social media, events, enz.).

  • De praktisch-logistieke voorbereiding van vergaderingen en kleine tot middelgrote (ca. 50 personen) workshops en events (online en/of fysiek).

  • Op termijn wil VLIR-UOS werk maken van een community van voormalige beursstudenten; hierin speel je een belangrijke rol inzake het beheer van informatie en communicatie met deze alumni.

Algemene ondersteuning

  • Algemene administratieve en digitale ondersteuning van diverse events en processen binnen de organisatie.

Jouw profiel


Opleiding

  • Je beschikt over een professionele bachelor, of professionele ervaring die aantoonbaar kan gelijkgesteld worden met deze opleiding

Ervaring

  • Je hebt relevante werkervaring van tenminste 2 jaar in een administratief ondersteunende functie.

  • Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een organisatie die werkt met projectdossiers en subsidieaanvragen.

  • Je hebt bij voorkeur ervaring met digitaal informatiebeheer en digitale communicatie.

  • Een vertrouwdheid met of belangstelling voor internationale duurzame ontwikkeling en/of hoger onderwijs strekken tot aanbeveling.

  • Ervaring met visumprocedures is een meerwaarde, maar geen voorwaarde.

Competenties

  • Je hebt een zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels. Een goede kennis van het Frans is een plus.

  • Je hebt oog voor het belang van externe communicatie, je bent ervaren met social media, en je wil jezelf hier verder in ontwikkelen.

  • Je werkt graag in een digitale omgeving en met verschillende technologieën en apps. Je beschikt over een bovengemiddelde, aantoonbare vaardigheid in het werken met Outlook, Word, Excel, PowerPoint, sharepoint in een Windows-omgeving, evenals met online meetings (Teams, Zoom, …).

  • Je bent in staat om foutloze schriftelijke communicatie te voeren, in stijl aangepast aan de doelgroep, en ook vlot in mondelinge communicatie in het Nederlands en het Engels.

  • Je beschikt over goede plannings- en organisatievaardigheden. Je bent in staat je werk te organiseren, ter ondersteuning van meerdere collega’s, maar je bent in staat je planning flexibel aan te passen ingeval van urgenties of onvoorziene omstandigheden.

  • Je hebt oog voor detail en werkt nauwgezet maar efficiënt en kan om met deadlines.
  • Je bent proactief, zoekt werk en rapporteert/vraagt overleg uit eigen beweging eerder dan af te wachten.

  • Je bent een sociaal en flexibel persoon die graag binnen een team samenwerkt, maar je kan ook goed zelfstandig werk plannen en uitvoeren.

  • Je hecht veel belang aan een goede en open interne communicatie, en neemt daartoe de nodige initiatieven.

  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.


Ons aanbod

  • Een voltijdse functie volgens een 38-urenstelsel met voldoende flexibiliteit en structureel telewerk.

  • Een dynamische omgeving van gedreven mensen in een modern kantoor in Brussel, in de nabijheid van openbaar vervoer en met aandacht voor welzijn op het werk in de brede zin.

  • Een loon volgens barema’s van de Vlaamse overheid. We houden rekening met relevante werkervaring.

  • 35 dagen verlof per jaar voor een voltijdse functie.

  • Een uitgebreid pakket voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, eindejaarstoelage, 100% terugbetaling van de kosten van woon-werkverkeer (abonnement openbaar vervoer in combinatie met/of een fietsvergoeding), thuiswerkvergoeding.

  • VLIR-UOS is een lerende organisatie die gericht is op continue verbetering en professionalisering. Er zijn collectieve en individuele opleidingsmogelijkheden.

 

Selectieprocedure en indiensttreding

  • We selecteren gemotiveerde kandidaten op basis van hun opleiding, ervaring en competenties, en streven naar een diverse organisatie op vlak van gender, afkomst, beperking, religie, leeftijd, …

  • Procedure:
    • kandidaten sturen een motivatiebrief van maximum één bladzijde en hun curriculum vitae naar info@vliruos.be, cc naar els.celis@vliruos.be, met als onderwerp ‘vacature scholarship & moblity officer VLIR-UOS’. De uiterste deadline is 3 januari 2023.

    • de kandidaten die worden geselecteerd op basis van hun cv en motivatiebrief nodigen we zo snel mogelijk uit voor een gesprek. Vroege kandidaturen worden reeds voor 3 januari 2023 uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek en schriftelijke proef.

  • Je indiensttreding is zo spoedig mogelijk na succesvolle afronding van de selectieprocedure.

 

Meer informatie