Opgericht in 1998 onder de koepel van de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR), is VLIR-UOS het toonaangevende samenwerkingsplatform voor het Vlaamse hoger onderwijs in het kader van duurzame ontwikkeling. Met financiering van de Belgische federale overheid fungeert de organisatie als belangrijkste financieringsorgaan voor partnerschappen en beurzen tussen academici uit Vlaanderen en haar partnerlanden in Afrika, Latijns-Amerika en Azië.

VLIR-UOS wil zijn rol als grant manager, knowledge hub en wereldwijd platform en netwerk versterken door zijn kernproducten inhoudelijk uit te breiden en zijn werkwijze te digitaliseren. Hierdoor kunnen we efficiënter inspelen op de behoeften van onze verschillende stakeholders en tastbare impact realiseren. Om die reden zoeken wij een ervaren en gemotiveerde Proces & Project Manager om het team van meer dan 20 enthousiaste personeelsleden te versterken. Als Proces & Project Manager speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de organisatie bij het realiseren van haar vernieuwde visie en strategie. Dit pak je aan zowel vanuit het ontwerpen, beheren en optimaliseren van de bedrijfsprocessen als van het versterken van de kwaliteit van de dienstverlening.

Jouw rol

Als Proces & Project Manager speel je een cruciale rol in het creëren van een gestroomlijnde en efficiënte werkomgeving, waarbij kwaliteit en professionalisering centraal staan. Je zult een verschil maken in onze organisatie door de processen en projecten naar een hoger niveau te tillen en ervoor te zorgen dat we onze doelstellingen efficiënt en met succes bereiken.

Je stuurt procesbeheer aan met oog voor een organisatie breed perspectief, waarbij je collega’s en stakeholders betrekt en voor draagvlak zorgt:

Identificeren, analyseren en documenteren van bestaande processen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
Ontwikkelen van verbeteringsstrategieën en -plannen om procesefficiëntie en -effectiviteit te optimaliseren.
Implementeren van verbeteringen en het monitoren van de voortgang om ervoor te zorgen dat de processen continu worden verbeterd en de werking op basis hiervan geoptimaliseerd.
Bijdragen aan de ontwikkeling van jaarplannen en de organisatie helpen bij de ontwikkeling en opvolging van strategische plannen.

Je stuurt verandering aan gebruik makende van de project management benadering:

Relevante methodes identificeren evenals best practices en tools/templates voor proces- en projectmanagement en deze binnen de organisatie mainstreamen.
Leiden van interne verbeteringsprojecten van begin tot eind, analyseren van behoeften en verwachte resultaten en beschrijven in een strategische startnota, tot het identificeren en uitrollen van de nieuwe processen en systemen. Dit doe je vanuit een faciliterende rol, of vanuit een meer inhoudelijke rol.
Faciliteren van de interacties tussen de verschillende stakeholders en ze aan boord houden van (verbeter)projecten door o.m. een proactieve houding.
Projectplannen opstellen, de voortgang bewaken en het halen van de projectdoelstellingen waarborgen.
Collega’s begeleiden bij het gebruik van deze methodes/tools en inzetten op een beleid en praktijk van systematische evaluatie.
Tevens speel je een cruciale rol in het voorbereiden van de organisatie op verschillende accreditatieprocessen, waarbij je ervoor zorgt dat we aan de vereiste normen voldoen

Jouw profiel

Met een masterdiploma op zak kan je terugblikken op minimum 5 jaar ervaring in proces- en project management in kennissectoren (e.g. onderwijs, …) waarbij het inzetten op kwaliteitsverbetering een belangrijk aspect uitmaakte.

Daarnaast ben je ervaren in:

Het navigeren in soms complexe contexten en je inwerken in uiteenlopende dossiers;.
Procesmanagement en het herzien/ontwikkelen van proces flows;
Het (bege)leiden van (verbeter)projecten;
Het versterken van proces- en projectmanagement binnen een organisatie, met inbegrip van het uitwerken van een beleidskader dat hieraan voorafgaat;
Het werken met projectteams en het versterken van kennis en vaardigheden van medewerkers rnedewerksters en van samenwerking tussen hen onderling en tussen teams;
Het voorbereiden van accreditaties / screenings.

En heb je kennis van of ben je bedreven:

In één of verschillende projectbeheersingsmethoden (Prince 2, MSP, Agile, LEAN, PMBOK, etc.). en ben je in één of meer van deze methoden gecertificeerd;
Microsoft 365 – producten en de databeheerssystemen in een Windowsomgeving;
Het holistisch analyseren van problemen, draagvlakcreatie bij veranderingstrajecten, plannen en organiseren van projecten waarbij veel personen, met diverse achtergronden en functies, betrokken zijn en waarbij eenieders rol en verantwoordelijkheid steeds helder moet zijn;
Resultaatsgericht werken;
Nakomen van deadlines en opvolgen van budgetimplicaties;
Succesvol werken met stakeholders;
Communicatie en capaciteit om te navigeren op spanningen;
Heb je een analytische geest, met oog voor complexiteit;
Het Nederlands en het Engels, zowel in gesproken als geschreven taal, en met een voldoende kennis van het Frans.

Ons aanbod

Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur; voltijds met een gemiddelde van 38 uren/week;
Een dynamische omgeving met gedreven mensen in een modern kantoor in Brussel, in de nabijheid van openbaar vervoer en met aandacht voor welzijn op het werk in de brede zin;
Flexibiliteit in de organisatie van je werk: met telewerken, flexibele werktijden en een pakket van 35 vakantiedagen (voltijds werkende);
Interessante loonvoorwaarden: toepassing van de barema’s van de Vlaamse overheid aangevuld met een ruim voordelenpakket: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, eindejaarstoelage, 100% terugbetaling van de kosten van woon-werkverkeer (abonnement openbaar vervoer in combinatie met/of een fietsvergoeding), thuiswerkvergoeding.

VLIR-UOS is een lerende organisatie die gericht is op continue verbetering en professionalisering en die inzet op collectieve en individuele opleidingsmogelijkheden.

Selectieprocedure en indiensttreding

We selecteren kandidaten op basis van hun opleiding, ervaring en vaardigheden, evenals hun motivatie, en streven naar een diverse organisatie op vlak van gender, nationaliteit en/of afkomst, religie, leeftijd, etc.

Procedure:

Wij ontvangen graag jouw motivatiebrief van maximum één bladzijde en je curriculum vitae op volgend e-mailadres: recruitment@vliruos.be , met als onderwerp ‘vacature Proces & Project Manager’.

De uiterste deadline is 2 november 2023.
De procedure bestaat uit interviews en een aantal tests.
Alle kandidaten ontvangen een antwoord op hun kandidaatstelling.
De indiensttreding is zo spoedig mogelijk na succesvolle afronding van de selectieprocedure.

Share this article

return to overview